Regulamin Konferencji

PINT24 – Prawo i Nowe Technologie

Kraków 28-29 czerwca 2024 roku

Termin i czas trwania

Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników oraz Partnerów organizowanej w formule stacjonarnej Konferencji pn. „PINT24 – Prawo i Nowe Technologie” (zwana dalej „Konferencją”), która odbędzie się w Krakowie w dniach 28-29 czerwca 2024 roku.

Przez następujące określenia użyte w niniejszym Regulaminie rozumie się:

Organizator: Okręgowa Izba Radców Prawnych w Krakowie, ul. płk. Francesco Nullo 8/4, 31-543 Kraków
Uczestnik: osoba fizyczna składająca deklarację uczestnictwa w konferencji przez rejestrację elektroniczną
Prelegent: osoba, o której mowa w lit. b, która dodatkowo wygłasza wykład podczas Konferencji lub uczestniczy w panelu dyskusyjnym realizowanym w ramach Konferencji
Partner: podmiot trzeci współpracujący z Organizatorem przy organizacji oraz promocji Konferencji

Konferencja odbędzie się w dniach 28-29 czerwca 2024 roku w budynku Kina Kijów, Aleja Zygmunta Krasińskiego 34, 30-101 Kraków.

Zapoznanie się z Regulaminem i akceptacja wszystkich jego postanowień oraz przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczna z zawarciem z Organizatorami umowy udziału w Konferencji.

Warunki uczestnictwa

Udział w Konferencji jest nieodpłatny i wymaga wcześniejszej rejestracji poprzez formularz rejestracyjny (zwany dalej „Formularzem”) dostępny na stronie https://pint24.oirp.krakow.pl/ (zwanej dalej „Stroną rejestracyjną”), w którym osoba chcąca uczestniczyć w Konferencji będzie zobowiązana wskazać następujące dane: imię i nazwisko, adres mailowy, numer telefonu, numer legitymacji (tylko członkowie OIRP).

Szczegółowy sposób rejestracji uczestnictwa w Konferencji i terminy rejestracji zostały podane na Stronie https://pint24.oirp.krakow.pl/.

W razie rezygnacji z udziału w Konferencji Uczestnik zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym Organizatora poprzez przesłanie stosownej informacji na adres e-mail: zgloszenia@oirp.krakow.pl.

Udział w Konferencji wiąże się z koniecznością osobistego stawiennictwa w miejscu i czasie wskazanym przez Organizatora.

Ogólne zasady Konferencji

W trakcie Konferencji prezentowane będą wykłady oraz odbywać się będą dyskusje panelowe. Konferencja zostanie przeprowadzona w języku polskim. Szczegółowe informacje i dokładny program Konferencji dostępny jest na Stronie Konferencji.

Przebieg Konferencji zostanie utrwalony w postaci nagrania audiowideo (zwanego dalej „Nagraniem”). Nagranie może zostać zamieszczone na stronie internetowej Organizatora oraz na stronach internetowych Partnerów Konferencji. Wówczas będzie ono udostępnione nieograniczonemu kręgowi odbiorców, którzy będą mogli się z nim zapoznać.

Uczestnicy akceptują ustalone reguły przebiegu Konferencji i jej program oraz zobowiązują się nie wpływać na jego zmianę i nie zakłócać przebiegu Konferencji. Organizator jest uprawniony do wyłączenia z udziału w Konferencji osób, które naruszają postanowienia Regulaminu, a w szczególności:

zakłócają przebieg Konferencji;
podejmują działania niezgodne z prawem, z dobrymi obyczajami bądź godzące w uzasadnione interesy osób trzecich;
podejmują działania zmierzające do obejścia albo wskazujące na próbę obejścia Regulaminu lub zasad odbywania Konferencji;
podejmują działania naruszające uzasadnione interesy Organizatora lub godzące w jego wizerunek.

Organizator informuje, iż udział w Konferencji ma charakter szkoleniowy i nie stanowi reklamy poszczególnych instytucji reprezentowanych przez uczestników Konferencji.

Prawa i obowiązki uczestników

Uczestnik/Prelegent po przybyciu na miejsce Konferencji zobowiązany jest do potwierdzenia na stanowisku recepcyjnym swojego osobistego uczestnictwa w Konferencji.

Uczestnicy zobowiązani są przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciwpożarowych obowiązujących na terenie obiektów, w których organizowana jest Konferencja oraz obowiązujących w tym czasie zasad reżimu sanitarnego.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione i zgubione podczas Konferencji oraz za rzeczy pozostawione w odzieży lub plecakach/torebkach/walizkach oddanych do szatni, a także w innych miejscach ogólnodostępnych na terenie Konferencji.

Personel Konferencji w przypadku zakłócania przez Uczestnika ładu i porządku publicznego oraz nieprzestrzegania obowiązujących zasad reżimu sanitarnego jest uprawniony do:

wezwania do stosownego zachowania;
żądania opuszczenia terenu Konferencji;
wezwania właściwych służb w sytuacji, gdy zachowanie kwalifikuje się do takiej interwencji, w tym w szczególności, gdy stanowi zagrożenie dla pozostałych uczestników lub personelu Konferencji lub mienia Organizatora.

Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprzestrzegania przez Uczestników Regulaminu, niestosowania się do zaleceń Organizatora oraz poleceń personelu Konferencji i służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i porządek.

W przypadku zauważenia zagrożenia dla życia i zdrowia Uczestników, Uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym personel Konferencji.

Prawa autorskie

Prelegent ponosi pełną odpowiedzialność za formę i treść Wykładu.

Jeżeli jakąkolwiek część Wykładu stanowić będą elementy prawnie chronione, do których prawa nie będą przysługiwały Prelegentowi, Prelegent gwarantuje, że jest uprawniony do ich wykorzystania w zakresie niezbędnym do wygłoszenia Wykładu i udzielenia Organizatorowi Licencji z prawem udzielania sublicencji, o której mowa w niniejszym paragrafie, bez konieczności pozyskiwania przez Organizatora dodatkowych zgód i zezwoleń.

Prelegent wyraża zgodę na utrwalenie Wykładu przez Organizatora lub podmiot działający na jego rzecz w postaci Nagrania.

Prelegent udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie, ilościowo i jakościowo licencji z prawem udzielania sublicencji o analogicznym jak licencja zakresie na korzystanie z Wykładu utrwalanego w formie Nagrania w całości lub w części, samodzielnie jaki w ramach utworu zbiorowego, w zestawieniu z utworami i elementami dowolnie wybranymi przez Organizatora (m. in. z wykładami innych Prelegentów, z szatą graficzną Platformy YouTube, obrazem i dźwiękiem, w tym w ramach tzw. Materiałów konferencyjnych) jak również z jego opracowań, adaptacji i wszelkich materiałów, grafik, fragmentów, ujęć, dokumentacji powstałych tak w trakcie utrwalenia Nagrania jak i po jego utrwaleniu – w celach informacyjnych, dokumentacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora i samej Konferencji, w tym w szczególności jego wykorzystywanie, udostępnianie w Internecie, Intranecie, a także w ramach dowolnych usług telekomunikacyjnych, z zastosowaniem jakichkolwiek systemów i urządzeń, na wszelkich serwisach społecznościowych Organizatora, na Stronie Organizatora i na innych stronach internetowych Organizatora oraz na Stronie Konferencji.

Wizerunek

Organizator utrwali przebieg Konferencji za pomocą urządzeń rejestrujących obraz oraz dźwięk i obraz odpowiednio w formie fotorelacji (zwanej dalej „Fotorelacją”) i nagrania dla celów edukacyjnych, dydaktycznych, informacyjnych, dokumentacyjnych, reklamy oraz promocji Organizatora i samej Konferencji.

Uczestnik deklarując w Formularzu chęć osobistego udziału w Konferencji, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w celach wskazanych w ust. 1 powyżej bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez: utrwalenie wizerunku Uczestnika w Fotorelacji i/lub w Nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika utrwalonego w wyżej wskazany sposób, bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania w zakresie i w sposób analogiczny do tego, o którym mowa w pkt. V ust. 4-6 Regulaminu, w tym w szczególności na Stronie Konferencji, Platformie YouTube, na Stronach Organizatora oraz na innych stronach internetowych, na serwisach Organizatora, w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych, na wydarzeniach promocyjnych Organizatora.

Prelegent wyrażając Organizatorowi zgodę na wygłoszenie wykładu lub udział w panelu dyskusyjnym, wyraża nieograniczoną czasowo, terytorialnie, ilościowo i jakościowo zgodę na wykorzystanie jego wizerunku w celach wskazanych w ust. 1 powyżej bez prawa do wynagrodzenia z powyższego tytułu, w szczególności poprzez: utrwalenie wizerunku Prelegenta w Fotorelacji i/lub w Nagraniu oraz wykorzystanie tego utrwalenia, obróbkę, powielanie i wielokrotne rozpowszechnianie wizerunku Prelegenta utrwalonego w wyżej wskazany sposób, bez konieczności każdorazowego ich zatwierdzania w zakresie i w sposób analogiczny do tego, o którym mowa w § V ust. 4-6 Regulaminu, w tym w szczególności na Stronie Konferencji, Platformie YouTube, na Stronach Organizatora oraz na innych stronach internetowych, na profilach Organizatora w mediach społecznościowych i w serwisach internetowych, na wydarzeniach promocyjnych Organizatora.

Uczestnik/Prelegent jest świadomy, że Fotorelacja i Nagranie z Konferencji zostaną udostępnione w Internecie i będą dostępne na stronie internetowej Organizatora, Partnerów Konferencji oraz Platformie YouTube dla nieograniczonej liczby osób bez ograniczenia czasowego.

Przetwarzanie danych osobowych

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), Okręgowa Izba Radców Prawnych w Krakowie informuje, że:

Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Okręgowa Izba Radców Prawnych w Krakowie z siedzibą przy ul. Pułkownika Francesco Nullo 8/4, 31-543 Kraków, zwana dalej „Administratorem” lub „OIRP w Krakowie”. Kontakt z Administratorem jest możliwy za pomocą: poczty elektronicznej: biuro@oirp.krakow.pl lub listownie pod adresem: Francesco Nullo 8/4, 31-543 Kraków.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, zwanego dalej „IOD”. Kontakt z IOD jest możliwy za pomocą: poczty elektronicznej: iod@oirp.krakow.pl lub listownie pod adresem: Francesco Nullo 8/4, 31-543 Kraków.
Dane osobowe obejmujące: imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, numer legitymacji (tylko członkowie OIRP) będą przetwarzane w następujących celach: rejestracji uczestnictwa oraz organizacji i przeprowadzenia niniejszej konferencji (w tym udostępnieniu Nagrania na portalu YouTube); komunikowania się z Uczestnikami w sprawach związanych z niniejszą Konferencją, udokumentowania jej przebiegu, w tym m.in. sporządzenia listy Uczestników
Dane osobowe w postaci wizerunku i imienia i nazwiska będą wykorzystywane w celach: promocyjnych, edukacyjnych i popularyzujących naukę na stronie internetowej Administratora oraz prowadzonych przez niego profilach na portalach społecznościowych.

Dane osobowe Uczestnika będą przetwarzane w celu:

realizacji umowy, której przedmiotem jest udział w Konferencji „PINT24 – Prawo i Nowe Technologie”, a także w celu rejestracji uczestnictwa w Konferencji, przyjęcia zgłoszeń Prelegentów tj. na podstawie art. 6 ust. 1it. b RODO na postawie umowy zawartej poprzez akceptację Regulaminu.
przeprowadzenia Fotorelacji i Nagrania Konferencji w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, edukacyjnych, dydaktycznych, reklamy i promocji Organizatora oraz samej Konferencji, archiwizacji – w odniesieniu danych osobowych Uczestników w postaci wizerunku – na podstawie udzielonej przez nich zgody tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W sytuacji gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej zgody, posiada Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub podmioty, którym Administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie umowy. Pani/Pana dane osobowe (w postaci zarejestrowanego wizerunku) mogą być również przetwarzane przez dostawcę: usługi YouTube firmy Google LLC oraz usługi Facebook firmy Meta Platforms w ich centrach przetwarzania danych.

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, o których mowa w pkt 3, przez okres przechowywania dokumentacji finansowo-księgowej konferencji przez OIRP w Krakowie. W sytuacjach przewidzianych w przepisach prawa dane osobowe mogą być też przetwarzane w okresie niezbędnym do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń. W przypadku wyrażenia zgody na wykorzystanie wizerunku lub otrzymywanie informacji, dane osobowe będą przechowywane do wycofania zgody.

Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do treści swoich danych; do sprostowania swoich danych, gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym; do usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych prawem; do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych; do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla realizacji celów, o których mowa w pkt 3.

Postanowienia końcowe

Niniejszy Regulamin jest udostępniony Uczestnikom Konferencji na Stronie Konferencji i wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na ww. stronie.

Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji. O odwołaniu Konferencji Organizator niezwłocznie poinformuje na Stronie Konferencji. Organizator nie będzie wobec Uczestników i Prelegentów zobowiązany do żadnej rekompensaty lub odszkodowania z tego tytułu ani do zwrotu kosztów poniesionych celem uczestnictwa w Wydarzeniu.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.

Wszelkie spory podlegać będą jurysdykcji polskich sądów powszechnych właściwych dla siedziby Organizatora.